Tietosuoja

Tietosuojaseloste pitkäaikaisesti säilytettävistä tiedoista

Yleistä tietosuojaselosteesta

Tämä dokumentti kuvailee Suomen henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaiset vaatimukset, joita sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn Kilta-rekisterissä.

1. Kilta-rekisterin ylläpitäjä

Nimi: Helsingin Reumayhdistys ry

Osoite: Malmin raitti 17 A, 00700 Helsinki

Y-tunnus: 0221704-3

2. Yhteyshenkilö

Yhdistysihteeri

E-mail: helsingin.reumayhdistys@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Kilta-niminen rekisteri jäsenyyden, asiakkuuden ja sidosryhmien henkilöiden henkilötietojen hallitsemiseksi.

4. Henkilötietojen käsittely tarkoitus

Rekisterissä käsitellään Suomen Reumaliiton jäsenyhdistysten (jäljempänä yhdistys) jäsenten ja sen entisten jäsenten, heidän suostumuksellaan, annettuja henkilötietoja. Tämän lisäksi rekisterissä käsitellään yhdistyksen luottamushenkilöiden ja yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Jäsenpalvelun ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. Rekisteri toimi myös myyntireskontrana, jossa voi tarkistaa jäsenlaskujen suorituksia sekä laskutaa yhdistyksen jäsenille kohdistuvia laskuja, esim. tapahtumien osallistumismaksuja, aktiviteettiryhmien osallistumismaksuja ym. vastaavaa. Yhdistyksen jäsenmaksujen laskutus tapahtuu keskitetysti Suomen Reumaliiton toimesta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä jäsenyyden hoitoon liittyviin tehtäviin:
jäsentietojen ylläpito
jäsenlehtien, -tiedotteiden ja – kirjeiden postitus
yhteydenpito yhdistysten luottamus- ja vastuuhenkilöihin
muut yhdistyksen säännössä mainitut ja sääntöjen mukaan tehtyjen päätösten mukaiset tarpeelliset tehtävät
asiakkuuden hallintarekisteri
sidosryhmien henkilöiden ja asiakkaiden yhteystietojen ylläpito
Jäsensuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi, yhdistystoiminnan toteuttaminen ja toiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
Jäsenpalautteen ja jäsenen tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa yhdistyksen ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa, esim. jäsenlehden postitusta varten.
Rekisteröidyn diagnoosin käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsentiedot

Pakolliset tiedot

Nimi- ja yhteystiedot (henkilö/yritys/yhteisönimi ja osoitetiedot)
Maakunta (päivittyy osoitteen postinumerokentän mukaan)
Sukupuoli (mies, nainen, muu, yritys/yhteisö)
Jäsenlaji / Muu rooli
Huoltajan tiedot alle 13-vuotiaasta jäsenestä

Vapaaehtoiset perustiedot

Muut yhteystiedot (puhelin, sähköposti, www-sivu)
Syntymäaika (päivä, kuukausi ja vuosi)
Kieli (suomi, ruotsi)
Yhteydenottokiellot
Diagnoosit

Vapaaehtoiset jäsenen taustatiedot

ks. Jäseneksi liittymislomake (https://kilta.reumaliitto.fi/verkkolomakkeet/jasenhakemus)
perustuvat jäsenen itsensä vapaaehtoisesti ilmoittamiin tietoihin
Yhdistystiedot
Yhdistyksen yhteystiedot
Pankkitiedot
Jäsenyyslajin hinnat
Luottamustoimet: yhdistyksen ylläpitämät tieto jäsenen toiminnasta yhdistyksen luottamustehtävässä ja/ tai roolissa
Lehtirekisteri
Tieto siitä, saako ilmoituksen tehnyt henkilö Reuma-lehden: Kyllä / ei, kpl-määrä
Tieto siitä, saako ilmoituksen tehnyt henkilö jäsenyhdistyksen oman lehden
Muut tieto
Suomen Reumaliiton ylläpitämä tieto, toimiiko ilmoituksen tehnyt henkilöt Suomen Reumaliiton luottamustoimessa tai muussa vapaaehtoistoimessa.
tieto siitä, onko ilmoituksen tehnyt henkilö saanut hallituksen myöntämän kunniamerkin
tieto siitä, onko ilmoituksen tehnyt henkilö saanut kunniapuheenjohtaja arvon
Jäsenliittymislomake (https://kilta.reumaliitto.fi/verkkolomakkeet/jasenhakemus)
Lomakkeessa todetaan, että lomakkeella annettuja tietoja säilytetään Kilta-rekisterissä toiminnan kehittämisessä ja jäsenpalvelujen tuottamisessa.
Tieto siitä, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti, EU:n tietosuoja-asetuksen, muun soveltavan lainsäädännön sekä jäsenyhdistyksen ja Reumaliiton tietosuojaselosteiden mukaisesti.

6. Sääntöjen mukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä tekemän ilmoituksen ja muutosilmoituksen perusteella ylläpidettävä(t) rekisteri(t).

Erilaisissa tilaisuuksissa kyselyihin ja / tai arvontoihin osallistuneiden tiedot asianomaisen suostumuksella

Ostetut osoiterekisterit ja osoitteiden päivityspalvelut

7.Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sääntöjen mukaan tietoja ei luovuteta ulkopuolelle. Tietoja käytetään vain yhdistyksen ja Suomen Reumaliiton toiminnassa.

Sähköistä jäsenrekisteriä omassa toiminnassaan käyttävää yhdistystä koskee seuraava:

Tietoja luovutetaan aika ajoin rekisterijärjestelmän toimittajalle Kehätieto Oy:lle järjestelmän teknistä ylläpitoa ja jatkokehittämistä varten. Kehätieto Oy on IT2000-sopimusehtojen mukaisesti sitoutunut ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan konekielisessä muodossa, tapauksesta riippuen joko teknisen käyttöyhteyden kautta tai ATK-tallenteena Kehätieto Oy:n asiakaspalveluun tai tapauskohtaisesti nimetylle Kehätieto Oy:n työntekijälle.

Keskitetty laskutus:

Laskuaineisto toimitetaan ulkopuolisen palvelutarjoajan palvelimelle (ProMail), josta laskut lähetetään postitse tai sähköpostitse laskun vastaanottajalle

Lehti- ja uutiskirjerekisteri:

lehtirekisterin postitustiedot luovutetaan salasanasuojattuna, pakattuna tiedostona painotalolle
uutiskirjeiden tilaajalistat hallinnoidaan ulkopuolisen palvelutarjoajan palvelimilla (Postiviidakko)

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sääntöjen mukaan tietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle. Tietoja käytetään vain yhdistyksen ja Suomen Reumaliiton omassa toiminnassa.

9. Tietojen suojaus

ATK:n avulla käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitseva kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Pääsy tiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen.

Rekisterin/rekistereiden tietosisältö on tallennettu järjestelmätoimittajan toimittaman Suomen Reumaliiton tarpeisiin muokattuun tietokantaan. Tietokanta sijaitsee toimittajan tiloissa olevalla palvelimella. Pääsy tietokantatiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovellukseen on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovellusta käytetään Internetin välityksellä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröity henkilö tai hänen valtuuttamansa edustajansa voi tarkastaa, mitä tietoja henkilöstä on merkitty henkilörekisteriin, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Maksutta tiedot voi tarkastaa kerran vuodessa. Henkilön tiedot voidaan tarkastaa ainoastaan niiden rekisteriin merkittyjen tietojen osalta, jotka on ilmoitettu henkilörekisteriin 1.1.2010 tai sen jälkeen.

Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistykselle ja se on omakätisesti tai valtuutetun allekirjoitettava. Pyynnössä on kerrottava henkilön nimi ja syntymäaika. Tiedot tulostetaan paperille ja annetaan asiakkaalle tai toimitetaan postitse asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen.

11. Oikeus vaatia tietojen korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamatta jättämisestä kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä rekisteriä hoitavaan henkilöön (ks. tiedot edellä).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröity voi itse Killan Asiointipalvelussa nähdä ja päivittää omia yhteystietojaan. Lisäksi hän voi tarkastaa jäsenmaksusuorituksensa.

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa liitolle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
vaatia henkilötietojensa poistamista;
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan "10. Tarkastusoikeus" mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Laadittu 30.11.2021

Tietosuojaseloste lyhytaikaisesti säilytettävistä tiedoista

Yleistä tietosuojaselosteesta

1. Kilta-rekisterin ylläpitäjä

Nimi: Helsingin Reumayhdistys ry

Osoite: Malmin raitti 17 A, 00700 Helsinki

Y-tunnus: 0221704-3

2. Yhteyshenkilö

Nimi: Lea Tasala

E-mail: helsingin.reumayhdistys@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Henkilörekisterit, joiden tietojen säilytettävyys on lyhytaikaista.

Rekisterit
Kilta (jäsen- ja sidosryhmärekisteri)
sähköposti
excel-taulukko
liikuntaryhmien osallistujalistat

4. Henkilötietojen käsittely tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida lyhytaikaisesti säilytettäviä henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä:

yksittäisten tapahtumien ja koulutusten järjestäminen ja kehittäminen (esim. retket, juhlat ja aktiviteettitapahtumat) sekä niihin liittyvän markkinoinnin toteuttaminen
yhteystietoluetteloiden ylläpitäminen (esim. toimihenkilöiden ja sidosryhmien yhteystiedot)
muu yhdistyksen tarkoituksen mukaisen toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun ja/tai henkilön antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyn lääketieteellisen diagnoosin, ruoka-aine- ja liikuntarajoitteiden, syntymäajan ja sosiaaliturvatunnuksen käsittely, perustuu rekisteröidyn antamaan nimenomaiseen suostumukseen.

Alle 13-vuotiaan lapsen henkilötietojen käsittely perustuu vanhempainvastuun kantajan antamaan nimenomaiseen suostumukseen tai valtuutukseen.

Valokuvia ja videotallenteita voidaan käyttää yhdistyksen sosiaalisessa mediassa vain tallenteilla esiintyvien henkilöiden antamalla nimenomaisella suostumuksella. Kuvia ja tallenteita ei luovuteta edelleen kolmannelle taholle.

Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisterin tietoja säilytetään sähköisessä ja manuaalisessa muodossa.

Yhteystietoluetteloiden hallinnoimisen yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

etunimi
sukunimi
osoite
maakunta
sähköpostiosoite
puhelinnumero
arvo/ammatti/tehtävänimike
toimipaikka
tieto siitä, toimiiko rekisteröity yhdistyksen toimihenkilöroolissa tai Suomen Reumaliiton luottamustoimessa tai vapaaehtoistoimijana.

Tapahtumien ja koulutusten järjestämisen yhteydessä sekä muun Reumaliiton tarkoituksen mukaisen toiminnan toteuttamiseksi voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

etunimi
sukunimi
osoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero
syntymävuosi
syntymäaika ja sosiaaliturvatunnus
sukupuoli
äidinkieli
yhdistysjäsenyyden laji
markkinoinnin estot
maksutiedot
valokuva, jossa henkilö esiintyy
videotallenne, jossa henkilö esiintyy
tieto erityisruokavaliosta
tieto muusta erityisesti huomioitavasta asiasta (esim. tarve esteettömään kulkuun)
lääketieteellinen diagnoosi.

Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty, ja kun tietojen hallinnointiin liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

6. Sääntöjen mukaiset tietolähteen

Yhteystietoluetteloiden hallinnoimisen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen lähteenä toimii:

Kilta-rekisteri
henkilön itsensä antamat tiedot sähköisesti, sähköpostitse, puhelimitse tai postitse.

Tapahtumien ja koulutusten järjestämisen yhteydessä sekä muun yhdistyksen tarkoituksen mukaisen toiminnan toteuttamiseksi käsiteltävien henkilötietojen lähteenä toimii:

Kilta-rekisteri
henkilön vapaaehtoisesti itsestään antamat tiedot sähköpostitse, puhelimitse tai postitse.
henkilön tekemät ilmoittautumiset Kilta-rekisterin kautta ja yhdistyksen/Reumaliiton kotisivujen ilmoittautumislomakkeen kautta tai sähköpostitse.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yhteystietoluetteloita ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

Tapahtumien ja koulutusten järjestämisen yhteydessä sekä muun yhdistyksen tarkoituksen mukaisen toiminnan toteuttamiseksi käsiteltäviä henkilötietoja voidaan luovuttaa:

aktiviteettiryhmien vetäjille
aktiviteettipalvelujen tarjoajille
koulutusten järjestäjille
matkanjärjestäjille
tapahtumapaikan edustajille
tapahtuman yhteydessä majoitus- ja ravitsemuspalveluiden toteuttajille
muulle tapahtuman yhteistyötaholle.